Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel
Les avocats du cabinet Aequalaw traitent les données à caractère personnel de leurs clients conformément au droit de l'Union européenne et au droit belge, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018.
Les avocats sont soumis au secret professionnel et exercent leurs activités sous la forme d'entreprises personnes physiques ou de sociétés à responsabilité limitée. Chaque avocat est considéré comme responsable de traitement, au sens du RGPD, pour les données à caractère personnel qu'il traite.
01.
Coordonnées des avocats du cabinet Aequalaw
Me Sirine Ben Amar
Sirine Ben Amar SRL
BCE n° 1017.616.310
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
Me Paul-Vlad Ciocotisan
Evnomia SRL
BCE n° 1016.155.469
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
Me Magalie Debergh
Magalie Debergh SRL
BCE n° 0793.192.358
Cabinet principal : Avenue Henri Jaspar 113, 1060 Saint-Gilles
Cabinet secondaire : Rue Chapelle aux Sabots 8, 1490 Court-Saint-Étienne
Me Elisabeth Delinte
BCE n° 0660.726.188
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
Me Charly Manneback
Huia Law SRL
BCE n° 1034.090.274
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
Me Karine Van de Plas
OrPirenea SRL
BCE n° 1017.287.302
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
Me Fauve Vandewauwer
BCE n° 0732.554.886
Avenue Henri Jaspar 113
1060 Saint-Gilles
02.
Finalités et fondements juridiques des traitements
Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques des traitements diffèrent. Les avocats traitent les données de leurs clients :
Gestion de la défense des intérêts des clients et de leurs demandes
Les avocats traitent les données dans le cadre des demandes (audits, notes de consultation, avis) et de la défense des intérêts de leurs clients, personnes morales ou physiques.
Fondement : traitement nécessaire à la réalisation de leurs obligations légales conformément au Code judiciaire, notamment pour les actes de procédure (art. 6.1.c RGPD), et à l'exécution du contrat qui les lie à leurs clients (art. 6.1.b RGPD). Des données sensibles peuvent être traitées chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice (art. 9 §2 f RGPD).
Gestion administrative des dossiers des clients
Les avocats traitent les données personnelles dans le cadre de la réalisation de leurs obligations contractuelles ou précontractuelles à l'égard de leurs clients, personnes morales ou physiques.
Fondement : obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et par le Code de déontologie de l'avocat (art. 6.1.c RGPD), et exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
Gestion des mandats de justice
Les avocats qui exercent des mandats de justice traitent les données dans le cadre du jugement les désignant en qualité de mandataire et des obligations légales qui en découlent.
Fondement : traitement nécessaire à la réalisation de leurs obligations légales. Des données sensibles peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice (art. 9 §2 f RGPD).
Gestion de la comptabilité
Les avocats traitent les données personnelles pour établir leur facturation.
Fondement : obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (art. 6.1.c RGPD).
Gestion des relations précontractuelles
Les avocats traitent les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients leur adressent, ou les offres de services et les C.V.
Fondement : traitement nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future.
Gestion des fournisseurs
Les avocats traitent les données personnelles dans le cadre de leurs obligations contractuelles à l'égard du client.
Fondement : obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (art. 6.1.c RGPD), et exécution du contrat qui les lie à leur client (art. 6.1.b RGPD).
Gestion de la communication
Les avocats traitent les données afin de communiquer les informations relatives à leur activité. Leur intérêt légitime est d'offrir et de promouvoir leurs services et/ou de partager avec leurs clients des messages d'information correspondant à ce qu'ils peuvent raisonnablement attendre d'eux dans le contexte d'une relation contractuelle existante ou future.
Fondement : poursuite de l'intérêt légitime des avocats, après mise en balance avec les intérêts, libertés et droits fondamentaux du client (art. 6.1.f RGPD). Les clients peuvent à tout moment s'opposer à ce traitement en les contactant aux coordonnées reprises au point 1.
Gestion du contentieux
Les avocats peuvent être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre leurs intérêts en justice dans le cadre d'un éventuel contentieux.
Fondement : poursuite de leur intérêt légitime, après mise en balance avec les intérêts, libertés et droits fondamentaux du client (art. 6.1.f RGPD), ainsi que l'art. 9 §2 f RGPD pour les données sensibles.
03.
Types de données personnelles traitées et sources
Selon la finalité poursuivie, les catégories de données suivantes peuvent être collectées et traitées :
Catégories de données
- Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro national, numéro de téléphone, dénomination sociale, numéro d'entreprise, carte d'identité)
- Données d'identification électronique (adresse e-mail)
- Données familiales (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
- Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d'origine, langues parlées, etc.)
- Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
- Données financières (n° de compte, avertissement-extrait de rôle, composition de ménage ou tout document attestant de la situation financière)
- Données de catégories particulières : santé, condamnations pénales ou infractions, origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale, orientations sexuelles
- Photographies ou images
- De manière générale, toutes les données nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense des intérêts en justice des clients
Modalités de la collecte
Les données sont collectées soit directement auprès du client, soit auprès d'un tiers, soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles. Les tiers concernés sont notamment :
- Bureau d'aide juridique
- Compagnie d'assurance
- Partie adverse
- Conseil technique
- Autorité judiciaire ou administrative
- Autorité publique (police, etc.)
04.
Transfert des données à caractère personnel
Tout partage de données s'effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et de la présente politique de protection des données.
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux avocats et aux membres du personnel faisant partie du cabinet Aequalaw, ou tout autre avocat intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tout conseil technique, dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution des obligations des avocats.
Dans le cadre de la défense de leurs intérêts, du mandat donné par le client et dans la mesure nécessaire, les avocats communiquent les données personnelles du client aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice compétents. Ils sont susceptibles de les transmettre aux parties adverses, ainsi que, le cas échéant, à des organismes bancaires ou d'assurances, dans le respect du secret professionnel et dans la mesure nécessaire.
Les avocats peuvent être amenés à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d'autres dispositions réglementaires auxquelles ils ne peuvent se soustraire (exemple : Bureau d'aide juridique).
Ils peuvent également partager certaines données avec leurs cocontractants, qualifiés de « sous-traitants » au sens du RGPD, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d'applications ou systèmes de gestion auxquels ils ont souscrit. En toutes circonstances, les avocats assurent la protection des données des clients par des conventions assurant la confidentialité.
Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d'activités, la finalité poursuivie et, le cas échéant, le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas mentionnés dans la présente politique, mais sont disponibles à la première demande des personnes concernées.
Les avocats ne transfèrent pas les données personnelles de leurs clients en dehors de l'Union européenne, à moins que ce transfert n'ait lieu dans le cadre de l'exécution du contrat de prestation de services qui lie l'avocat à son client et si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
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Prestataires de solutions d'envoi d'e-mails
En Europe
Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l'infrastructure et des systèmes
En Europe
Prestataires de service d'hébergement / Cloud
En Europe
Comptables et prestataires de services financiers
En Europe
Banques / Assurances
En Europe
Assureur tiers-payeur
En Europe
Bureau(x) d'aide juridique
En Europe
Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires
En Europe
L'Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be)
En Europe
Prestataire de service de copies
En Europe
05.
Durée de conservation des données personnelles
Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients
5 ans à compter de la fin de la relation avec l'avocat.
Gestion administrative des dossiers des clients
10 ans à compter de la clôture du dossier.
Gestion des mandats de justice
5 ans à compter de la fin de la relation avec l'avocat.
Gestion de la comptabilité
7 ans à compter de la fin de l'année durant laquelle la relation avec l'avocat a pris fin.
Gestion des relations précontractuelles
Les données sont immédiatement supprimées, à l'exception des C.V. conservés pendant une année dans la réserve de recrutement.
Gestion des fournisseurs
7 ans à compter de la fin de l'année durant laquelle la relation avec l'avocat a pris fin.
Gestion de la communication
2 ans à partir du dernier contact.
Gestion du contentieux
7 ans après l'exécution du jugement ou la clôture définitive du litige.
06.
Protection des données personnelles
En toutes circonstances, les avocats assurent un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l'accès non autorisé ou tout usage abusif.Cependant, si vous avez connaissance de l'existence d'une fuite de données ou si vous en suspectez une, veuillez la signaler immédiatement en contactant l'avocat en charge de votre dossier.
07.
Vos droits en tant que client
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, ou si le secret professionnel s'y oppose, vous disposez des droits suivants :
- Le droit d'accès, en ce compris le droit de savoir que les avocats traitent vos données personnelles
- Le droit de recevoir une copie des données traitées
- Le droit de rectification des données traitées
- Le droit de retrait du consentement, pour autant qu'un traitement soit fondé sur cette base
- Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, notamment si elles sont traitées sur la base de l'intérêt légitime des avocats
- Le droit à l'effacement des données traitées
- Le droit à la portabilité des données traitées
Le droit de limiter le traitement
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données :
- Si vous contestez l'exactitude de ces données
- Dans l'attente de l'évaluation des intérêts en présence avant l'exercice du droit d'opposition au traitement de certaines données personnelles
- Si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l'effacement
- Si les avocats n'ont plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d'une action en justice
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant à l'avocat en charge de votre dossier : par e-mail aux adresses reprises au point 1 de la présente politique, ou par envoi postal à l'adresse suivante : Avenue Henri Jaspar 113 – 1060 Saint-Gilles.
Merci de joindre à votre demande les pièces ou informations nécessaires à prouver votre identité (exemple : copie de votre carte d'identité) en vue de donner les suites utiles à votre demande.
Il sera donné suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit sa réception. En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l'obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Enfin, lorsque la demande d'exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l'objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés.
Droit de plainte
Vous disposez du droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données :
08.
Juridictions compétentes et droit applicable
La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l'interprétation ou l'exécution de la présente Politique sera soumis aux juridictions administratives ou judiciaires belges.
09.
Utilisation des cookies
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10.
Modifications
La présente Politique peut être modifiée à tout moment, pour différentes raisons. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur le site internet www.aequalaw.be.